コロナ下でのテレワークのような働き方の変化や電子機器の発達などをうけて

世の中では脱ハンコをはじめペーパーレス化が活発化してきています

またそれを保証できる技術やインフラも身近なものになり

法的環境も整備されてきつつあります

確かに　ぺーパーでなく　電子的な方法で情報がやり取りされ記録されることにより

より効率的になり管理も確実にできるようになるので幅広い分野で大いに役立つことが期待されます

私共のような業種でも　証票の保存　情報の授受と色々なところでペーパーレスが取り入れられてきています

確かについひと昔前まで　月次の資料は箱詰めにされ郵送され来て

作成された試算表や決算申告書　元帳などもひと塊の紙の束となってお届けし

会社で保存されていました

いつまで保存しておかないといけないのですか　というのは常に会社の経理総務という部門の共通の悩みでした

それが今ではメール添付のような方法で情報はやり取りされ　電子的に保存されと見るからに紙の塊は減少していっています

またそのような環境変化に対応すべく　新しいソフトやシステムの紹介も激しく　

この波に乗り遅れてはならじと騒がしい毎日になってきています

ネットワーク社会においては　完全なセキュリティは望めないとはいうものの　

お客さまの大切な情報をお預かりしている仕事をしているものとしては　

情報漏洩をはじめとするセキュリティは頭と心臓が痛いところでもあります

そのような現場にいて感じるところですが

このペーパーレス化というのを　ただ紙の書類をＰＤＦなどのデータにしてやり取りしたり

保存することだと思われているのではないかと思われるところがあります

身近なところでは　コロナ下の一律10万円の支給の申請の受付作業で

たくさんの行政の窓口が事務処理が追い付かないでパンクしました

これなど最たるもので　要は紙をデータに　鉛筆やペンをキーボードに持ち代えるとするから

事務処理が追い付かなくてパンクしたわけです

会社でも同じようなことがあちこちで起こっています

紙の書類をぺーパーレスのシステムに入力するために　

本末転倒ともいえるエクセル作表というような入力作業が発生していたり

テレワークと思って　まったくセキュリティがかかっていない

社員の家庭のＰＣでの受発信が行われていたり

ヒヤヒヤで済まないことがあちこちでされています

紙ならば間違いにすぐ気づいたことが　直接目に見えないデータになることで

大事になるまで気づくことがない　ということもあります

ペーパーレス化とは　単なる紙の書類をなくせばよい　というのではない

その本質をキチンと認識して業務プロセスを変革することが必要なのです

世間に後れを取らないように　などと焦って取り返しのつかないことにならないように

しっかり落ち着いて対処したいものです